Я использую этот шаблон + проектно планирую по всем сферам своей жизни в Todoist. Там у меня что-то вроде канбан-доски с ветвистой системой меток по системе Дэвида Аллена Getting Things Done. В проекте всё — от вишлиста мамы до контент-плана Talent Insiders.

Для регулярной рутины использую трекер привычек, где планирую даже чтение тг-каналов, чтобы не упускать важное.

Планирование для меня начинается с календаря, а заканчивается избранным в телеграме и ретроспективой каждого дня – был ли он успешным или нет. Ежедневно обязательно выделяю час-два для изучения нового по методу от Vas3k.club «Как быстро изучать новое», где придумываешь практическую задачу и пытаешься её решить.

Не получилось? Читаешь теоретический материал по теме, забиваешь мозг базовыми основами и понимаешь, где допустил ошибки и как в следующий раз лучше подходить к решению схожей задачи, когда она встретится в реальной жизни. Это помогает корректировать оценку задач при собственном планировании.

Находите IT-специалистов сразу на 15 сайтах

Более 8 млн резюме разработчиков, аналитиков, менеджеров и других IT-специалистов уже есть в Подборе — AI-платформе для поиска кандидатов.

В моём опыте планирование было суперразным: сначала планировал скоростной поточный наём в интерпрайзе, затем штучный и точечный.

Планировать можно в FTE (Full Time Equivalent) — эквиваленте 100% рабочего времени. Применимо для команд разных размеров. В Тинькофф у меня была большая команда и масштабный наём на 30-50 вакансий в месяц.

Я планировал вместе с командой, делая процесс прозрачным и справедливым. Ребята видели перегрузы и недоборы, мы быстро уравновешивали нагрузку, учитывая голос каждого рекрутера.

Шаблон такой системы

В Playrix я лидирую сложный, точечный найм. По аналитике 1,5 лет мы высчитали, сколько вакансий адекватно на 1 рекрутера и сколько рекрутеров нужно иметь в команде с небольшим запасом прочности.

Планирование для меня начинается с изучения моей команды и с точки зрения их мотивации на метрики. Команды были разные: от 3 до 15 человек в прямом подчинении, унифицировать всех под одну скорость работы было достаточно сложно.

Сейчас я исхожу из ожидаемой нагрузки на рекрутера в 4-5 уникальных вакансий одновременно. Тогда у рекрутеров остается возможность меняться стримами и не привязываться к одной технологии.

✨ При анализе и планировании на год беру за основу 10 месяцев, а не 12, так убираю отпуск и праздничные дни. Например, получается, что 2 рекрутера с натяжкой могут справиться с 80 вакансиями за год: 2 х 4 х 10 мес = 80 вакансий.

Я вряд ли вас удивлю метриками рекрутинга, лучше подсвечу не такие мейнстримные метрики сорсинга:

1. Open rate — если есть возможность увидеть % прочтения ваших писем — это огонь. Так, вы оперативно оцените эффективность источников и цепляемость писем, сможете провести А/В тесты. Редкие ATS дают такую возможность, но эта метрика есть в сервисах вроде Lemlist.
2. Reply rate — классическая метрика, мы считаем здоровым 60%+ для холодных воронок.
3. Interested rate — % заинтересованных из общего числа касаний очень самодостаточная метрика. По одной лишь ней понятна эффективность работы рекрутера. 35% — здоровый показатель для ледяного сорсинга.
4. % принятия резюме рекрутером или нанимающим — актуально, если в команде есть сорсер.
5. Качество конверсий кандидатов из сорсинга, в сравнении с другими источниками. Если холодная воронка самая эффективная, может, ну их, эти отклики?
6. Отдельно — % прохождения испытательного срока кандидатами из сорсинга. Кандидаты, не искавшие работу, могут быть самыми сильными. Выясните это и откажитесь от множества размещений, если кандидаты из откликов слабее.
7. Эффективность каждого источника и его общий % в технических и финальных интервью. Если гитхаб — это 20% воронки, но 50% офферов, стоит задуматься над целесообразностью широкого сорсинга.

В какой-то умной книге было написано, что не так важно, с какими впечатлениями кандидат принимает оффер, важно, что почувствовали остальные 99 кандидатов, которым отказали. Поэтому аналитику, конечно, строю на метриках воронки: процент принятия офферов, стоимость найма, сроков закрытия и конверсий этапов. Но немаловажны и моменты вроде запоздалых фидбэков кандидатам или даже опозданием сбора требований с нанимающего. Всё это напрямую влияет на срок закрытия, а значит, и на эффективность работы по вакансии.

Для нас в Playrix очень важно делать для нанимающих классный и прозрачный сервис, вовлекать коллег в процесс, ведь мы работаем на общий результат.

Каждый месяц мы проводим встречи по стратегии найма, где анализируем эффективность выбранной стратегии и защищаем новую стратегию, если вакансия не закрыта. А каждые 2 недели мы встречаемся расширенным составом участников найма и на оперативных метриках рассказываем, как идёт наём, какие есть сложности и решаем возникающие проблемы.

Также есть несколько управляющих встреч по работе команды и достаточности ресурсов.

Раньше я предпочитал встречи, но затем перешёл к форматам открытых документов. Бизнес видит основные метрики и комментарии по стратегии на этот год: каких грейдов, куда и для чего мы планируем нанять. Как правило, раз в полгода мы сверяемся по бюджету на подбор для актуализации статей расхода: инструменты, бонусы команде, внешние услуги.

Кстати, здесь отлично помогает Talent Intelligence Report – это регулярная аналитика рынка, собранная рекрутерами по конкурентам. Сколько у них сейчас открытых позиций, есть ли сокращения, и кого из ключевых людей можно схантить. Это помогает найти более правдивую информацию по вилкам из открытых источников и использовать в качестве аргумента для бизнеса с пересмотром офферов.

Ежеквартально я встречаюсь с каждым рекрутером и ставлю чёткие цели по закрытиям и продуктовым задачам — это в культуре всего Playrix. А ещё — даю подробный фидбэк по предыдущему кварталу. Мы обязательно подсвечиваем позитивные моменты и хвалим за них, также открыто говорим, что нужно улучшить, и даём конкретные рекомендации.

Раз в квартал обсуждаем несколько тем:

1. Итоги по квартальным целям.
2. Фидбэк по работе.
3. Планы на квартал.

Для меня прежде важна общекомандная работа, поэтому итоги по квартальным целям играют меньшую роль (главное — их выполнение). Я привык работать в больших удалённых командах, где ты полагаешься на рекрутера, надеясь на его профессионализм и самоорганизацию, и доверяешь его решениям. Но для полной картины важно замерить мнение нанимающих (NPS), а также проанализировать, как кандидаты рекрутера прижились в компании (был ли наём спустя год реально успешным).

Формируя планы на квартал, мы выбираем: одна командная цель, одна личная по закрытиям и один проект, призванный прокачать рекрутера и сделать из него T-sharp специалиста — брендинг, автоматизация онбординга, ресерч конкурентов, работа с данными воронки и так далее.

Для меня это важнейшая встреча, которая формирует прозрачность процесса и доверие. На 1-1 я не просто прохожусь по целям и обсуждаю рабочие задачи, но и понимаю настроение человека и его текущее состояние. Мы должны видеть друг в друге людей и заботиться о своей команде, быть искренними в желании понять, что сейчас происходит в жизни человека.

1:1 каждые две недели и четыре темы:

Как жизнь? Как дела?
Что нового на…?
Чем я могу помочь?
Как мы можем улучшить…?

В первую очередь, для меня это точка сверки: нужны ли рекрутеру дополнительные ресурсы, нет ли стоп-факторов и проблем, где нужно подключиться мне, а также обсуждение мотивации и потенциального карьерного роста.

Раньше ретро было моей регулярной практикой — раз в квартал мы рефлексировали не только над результатами, но и над своим настроем, эмоциями, взаимодействием друг с другом и бизнесом. Здесь важно понять, что было сделано хорошо, а что нет, поштормить над важными задачками и взять на будущий квартал только высокоприоритетные.

По итогам ретро мы формируем чёткий список важных задач, которые можно сразу взять в работу.

Круто, когда ведущий не аффилирован с командой и вы можете пригласить коллегу из другой команды. Ведь ведущему нельзя оценивать ответы участников, их нужно по максимуму развивать и сделать так, чтобы каждый участник высказался.

В Миро есть много классных и креативных шаблонов, выбирайте подходящий и не бойтесь экспериментировать.

Очень освежает общение с коллегами из индустрии — иногда мы с Димой за кофе обсуждаем рынок, какие проблемы у нас встречаются в найме и делимся опытом. Мне кажется, лучшее ретро, когда есть реальный взгляд и мнение со стороны. Желательно такого же профессионала-рекрутера, как и ты.

Поэтому приглашаем к нам в Talent Insiders, если хочется обсудить что не получилось в сорсинге и как помочь бизнесу нанимать самых лучших.