Найдите кандидата, которому захочется написать, в Подборе. 3+ млн. профилей разработчиков из 15 источников 
  • /
  • /
Тайм-менеджмент
для рекрутеров
Мы не любим такие темы, но нас попросило сообщество Рекрутача. Слушаем и повинуемся! Материал подготовлен Владиславом Медведевым, IT-рекрутером в агентстве HelloWorld под нашим чутким контролем. И, знаете, оно того стоит!
*
Нам тут написали, что в блоге не хватает статьи про тайм-менеджмент. Обычно такие темы мы пропускаем: но тут к нам постучались ребята и сказали, что у них уже даже собран материал на эту тему. Мы с Машей переглянулись и решили, что советы правда классные, а значит, они должны увидеть свет. Если у вас есть свои лайфхаки или рекомендации — напишите нам тоже, запилим ещё один материал!

Повышаем эффективность рекрутеров since 2019.
Зачем рекрутеру тайм-менеджмент
Сейчас объясним
Существенная часть работы рекрутера — общение с людьми. Вы 24/7 переписываетесь или созваниваетесь с кандидатами, заказчиками и коллегами. Вы постоянно находитесь в диалоге с несколькими десятками человек. И чем больше вы работаете, тем шире становится этот круг и тем больше информации потребляете. И вот уже не видно границ никаким чатикам в Телеграме, а вы уже и не помните, когда писали маме в последний раз. Следующая остановка — выгорание, потому что вы перенасыщены общением и информацией и редко можете отложить смартфон.

Итого: чтобы продолжать эффективно общаться и двигать карьеру вперед, нужно трепетно отнестись к своему времени (и мозгу!). Так что попробуем научиться масштабировать процессы без ущерба для качества работы и честно распределять свои ресурсы.
Это моя последняя клетка мозга пытается держать в голове все переписки.

Кстати, на Съезде Наймологов будем и про выгорание говорить. Успейте урвать билеты!
С чего начать?
Без паники: все просто
Шаг 1: собираем задачи
Оглянитесь на задачи, которыми вы заняты каждый день. Примерный список рекрутера будет таким:
  • сорсинг,
  • общение с кандидатами,
  • собеседования,
  • встречи с командой,
  • ведение ATS,
  • коммуникация с заказчиками.

Шаг 2: препарируем задачи
Будем действовать по Матрице Эйзенхауэра и разделять срочные/несрочные и важные/неважные задачи.
Примеры таких задач:

Срочные & важные
*Как только кандидат ответил, лучше сразу согласовать дату и время собеседования. При ответе кандидата > сразу назначить собеседование.
*Как только обсудил время с кандидатом > согласовать интервью с заказчиком

Откладывать такие задачи нельзя, потому что, снова повторим, уже через несколько часов ваша вакансия может быть десятой в приоритете у кандидата.

Важные & несрочные
*Сорсинг
*Встречи с командой
*Отправка отказов кандидатам
*Участие в митапах и конференциях
Когда начинаешь собирать важные и несрочные задачи, становится сразу очевидно, что действительно важно в работе рекрутера. Коммуникацию с кандидатами всегда стоит приоритезировать.

Несрочно & неважно
*Написать очень подробный фидбек для кандидата (мы это делаем, но по запросу)
*Отвечать на отказы кандидата [отказали кандидату >> он написал «спасибо» >> вот тут уже эту цепочку можно закончить]

Срочные & неважные
Тут у каждого будут какие-то свои примеры.
СРОЧНО
НЕСРОЧНО
ВАЖНО
НЕВАЖНО
*Как только кандидат ответил, лучше сразу согласовать дату и время собеседования. При ответе кандидата > сразу назначить собеседование.
*Как только обсудил время с кандидатом > согласовать интервью с заказчиком

Откладывать такие задачи нельзя, потому что, снова повторим, уже через несколько часов ваша вакансия может быть десятой в приоритете у кандидата.

*Сорсинг
*Встречи с командой
*Отправка отказов кандидатам
*Участие в митапах и конференциях

Когда начинаешь собирать важные и несрочные задачи, становится сразу очевидно, что действительно важно в работе рекрутера. Коммуникацию с кандидатами всегда стоит приоритезировать.
Тут у каждого будут какие-то свои примеры.
*Написать очень подробный фидбек для кандидата (мы это делаем, но по запросу)

*Отвечать на отказы кандидата [отказали кандидату >> он написал «спасибо» >> вот тут уже эту цепочку можно закончить]
Шаг 3: разбираемся, что за задача и зачем она
Дальше будем задавать странные вопросы к каждому своему делу в списке задач: мне понятно, что тут нужно сделать?

Начнем с сорсинга. Вроде бы понятно, что нужно отправляться искать кандидатов, но если внутри задачи нет четкого паттерна действий, то вы потратите лишнее время.

  1. Попробуйте сесть и собрать для себя всё, что вы используете на практике для поиска: ресурсы поиска, поисковые запросы, расширения.
  2. Потом на основе своего опыта приоритезируйте шаги: «сюда я бы отправился(лась) искать в первую очередь, а потом бы пошел(шла) в Телеграм».
Да, мы говорим о простой карте поиска, которую можно за 10 минут накидать в Miro или Google Spreadsheets. Вы же каждый раз делаете примерно одно и тоже для поиска, верно? Пусть эта карта висит у вас в закладках (или на стене, раз уж на то пошло), даже если в ней описаны ужасно банальные шаги. Заглядывайте в неё каждый раз, когда начинаете искать, и, поверьте, уже снимите часть нагрузки со своего мозга.

В идеальной ситуации вы будете постоянно редактировать карту и делать пометки: «ага, тут DS искать не нужно», «булевой запрос не сработал».
Вы всегда рискуете упустить из виду важные детали, если процесс не описан. Да, вы забудете, да, вы точно отвлечетесь.
Хорошо, а если речь идет не о сорсинге, а о встрече с заказчиком?

Здесь будут важны другие исходные:

  1. Вы заранее отвечаете на вопрос: зачем нам эта встреча? Не все звонки нужны, согласны? Пишем, что конкретно нужно решить на встрече. Это могут быть снова тривиальные вещи: «решить, как будет называться вакансия», «обозначить вилку», «узнать, какой кандидат точно не подходит», «назначить следующий созвон».
  2. Вы четко устанавливаете время встречи. Если кажется, что можно решить текстом — супер.
  3. Следуете списку вопросов, резюмируете всё в текстовой форме в процессе. Обмениваетесь «ок» по итогам встречи.
Ок, а дальше что?
Будем разбираться.
Надо разобраться с ограничениями. К примеру, если вы начинаете свой день в 7 утра. Есть ли смысл обзванивать кандидатов в это время? Нет. Люди ещё спят (тем более разработчики). Эту задачу лучше решать в более подходящее время. Вот еще пара примеров: у вас назначены ежедневные встречи с командой в установленное время — оно не может быть занято чем-то другим или ежедневно у вас есть задача, которая требует длительного беспрерывного внимания. В конце концов, в календаре должно быть время и на обед.

После того как вы выяснили все условия и особенности, связанные с ежедневной нагрузкой, можно перейти к расписанию.
Возьмите мой мозг и разберите мой календарь.

Эх, если бы можно было так сделать.
Что? Какое расписание?
Будем разбираться.
А зачем мне расписание? План вроде составлен, задачи разделены и понятны, с ограничениями тоже разобрался... Зачем писать, что и во сколько я буду делать? Что я, не могу определить сам, когда мне кофе пить?

Вы правы — нет ничего скучнее составления расписания. Тем более когда каждый день задачи примерно одинаковые. Но уверяю вас, это принесет больше пользы, чем вы думаете. Например, кандидат перенес интервью на другое время, и вы об этом забыли, так как были сосредоточены на сорсинге. Как итог — потеряли потенциальный оффер. Цена ошибки огромна.

Для начала проставьте в календаре дела, которые вы выполняете каждый день в одно и то же время. К примеру, ежедневный митинг, проверка почты, проставление статусов в ATS. Вы поймете, сколько времени у вас остается на другие дела, и будет проще ориентироваться в течение дня, когда перед глазами план. Так существенно меньше шансов что-то забыть или упустить. Встречу перенесли — вы сразу отметили это в календаре.
А знаете, кто ещё скажет «спасибо»? Ваш мозг. Когда вы постоянно держите в голове несколько задач, возрастает тревожность, и появляется ощущение, что вы что-то не успеваете или куда-то опаздываете. Как бы странно не звучало, но планирование поможет сохранять ментальное здоровье.
Пример спланированного дня

Каждый человек индивидуален, у кого-то работоспособность выше утром, у кого-то пик активности после полудня. Учитывайте эти особенности при составлении своего расписания.Вот как построен мой день:

Утро
Утро начинается с того, что я проставляю статусы по кандидатам за предыдущий день. Почему так? В течение всего дня я постоянно общаюсь с кандидатами: кто-то отвечает сразу, а кто-то только после работы. Чтобы сэкономить время, я решил проставлять статусы в начале дня — в это время меня никто не отвлекает.

Тут же можно сразу ответить на сообщения тех кандидатов, кто откликнулся по окончанию предыдущего рабочего дня и готов общаться дальше.

Позднее утро
После этого — ежедневная встреча с командой. Мы обсуждаем прошедший день: что и как сделано. Коллеги получают обратную связь: что хорошо, а что можно улучшить. Мы подводим количественные и качественные итоги дня, в том числе поэтому все статусы в ATS должны быть проставлены до начала митинга.

День
После собрания я начинаю сорсить и — снова — общаться с кандидатами. Если время позволяет, или работа была начата раньше, это можно делать и с утра до митинга. В приоритете — уже настроенные фильтры или автопоиски на карьерных ресурсах. Смотрю, что обновилось, какие кандидаты появились. Чем раньше это будет сделано, тем лучше. Сорсеров много, а только что обновленное резюме на карьерном ресурсе — это золото, ну, вы понимаете.

Процесс поиска продолжается на протяжении дня, конечно, с перерывом на обед и на другие дела типа собеседований, переписки с кандидатами, назначений встреч и т.д. Все эти задачи связаны с сорсингом, поэтому смысла делать их отдельно не вижу. Кто-то предпочитает сначала написать пулу кандидатов, а потом отвечать на сообщения от них. Я так делать не рекомендую, потому что вы можете потерять кандидата. Например, он ответил на ваше первое сообщение, а вы ему написали снова только через 3 часа. К тому же вы можете “закопать” его в общей массе кандидатов и в итоге тупо забыть ответить. Напоминаю — не вы единственный, кто ищет специалистов. Пока он будет ждать ответа от вас, ему напишет еще 5 компаний, и ваше собеседование будет уже не первым приоритетом, а последним.

Вечер
Ближе к концу дня стоит еще раз проверить обновления по автопоискам на карьерных ресурсах. В течение дня кто-то обновил свое резюме и стал открыт к предложениям. Некоторые также предпочитают проставлять статусы своим кандидатам, но это уже зависит от вас и вашего состояния к концу дня.
Примерно так выглядит типичный флоу работы. Это ключевые моменты, но как построить свой день эффективно, знаете только вы. Следите за своей эффективностью, находите время для перерывов (ставьте их в календарь) или меняйте виды работы, если это помогает вам. Найдите свой ритм — это катастрофически важно.

Мой пример дня, конечно, тоже не статичен: всегда появляются новые дела, и важно правильно расставить приоритеты. Если что-то идет не по графику, не паникуйте — это тоже нормально. И иногда даже полезно ;)
Это я, когда сбилось расписание.

Пс, мы уже говорили про то, что на Съезде будем бить тату? Отличный повод поменять рабочий день, а?
Как понять, что твоя схема работает?
Есть кое-какие признаки.
Важно рефлексировать. То есть понимать, что ты делаешь и как это ежедневно влияет на твою эффективность и эмоциональное состояние. Могу ли я ещё что-то оптимизировать? Хватает ли мне времени на себя?

Например, мы в команде ежедневно следим, чтобы KPI по контактам был 35 писем/сообщений в TG и 5 звонков. Ещё одна метрика — 2+ неймчека, 1+ HR интервью (на нашей стороне). Еженедельный KPI: от 5 до 10 HR интервью..
Инструменты
Да, это простые штуки, о которых вы уже можете знать
Помодоро Таймер (25 минут работы над одной задачей, 5 минут отдыха)
Trello, Asana (собираем задачи тут)
Google Calendar (встречи)
Miro (удобно рисовать и планировать)
Notion (вести заметки)
MindMeisterMindMeisterMindMeisterMindMeister, Xmind, Coggle (для составления карт поиска)
Матрица Эйзенхауеэра, о которой говорили выше

+ Хорошая подборка инструментов для концентрации внимания