Зачем рекрутеру тайм-менеджмент

Существенная часть работы рекрутера — общение с людьми. Вы 24/7 переписываетесь или созваниваетесь с кандидатами, заказчиками и коллегами. Вы постоянно находитесь в диалоге с несколькими десятками человек. И чем больше вы работаете, тем шире становится этот круг и тем больше информации потребляете. И вот уже не видно границ никаким чатикам в Телеграме, а вы уже и не помните, когда писали маме в последний раз. Следующая остановка — выгорание, потому что вы перенасыщены общением и информацией и редко можете отложить смартфон.

Итого: чтобы продолжать эффективно общаться и двигать карьеру вперед, нужно трепетно отнестись к своему времени (и мозгу!). Так что попробуем научиться масштабировать процессы без ущерба для качества работы и честно распределять свои ресурсы.

С чего начать?

Шаг 1: собираем задачи
Оглянитесь на задачи, которыми вы заняты каждый день. Примерный список рекрутера будет таким:

• сорсинг,
• общение с кандидатами,
• собеседования,
• встречи с командой,
• ведение ATS,
• коммуникация с заказчиками.

Шаг 2: препарируем задачи
Будем действовать по Матрице Эйзенхауэра и разделять срочные/несрочные и важные/неважные задачи.

Шаг 3: разбираемся, что за задача и зачем она
Дальше будем задавать странные вопросы к каждому своему делу в списке задач: мне понятно, что тут нужно сделать?

Начнем с сорсинга. Вроде бы понятно, что нужно отправляться искать кандидатов, но если внутри задачи нет четкого паттерна действий, то вы потратите лишнее время.

1. Попробуйте сесть и собрать для себя всё, что вы используете на практике для поиска: ресурсы поиска, поисковые запросы, расширения.
2. Потом на основе своего опыта приоритезируйте шаги: «сюда я бы отправился(лась) искать в первую очередь, а потом бы пошел(шла) в Телеграм».

Да, мы говорим о простой карте поиска, которую можно за 10 минут накидать в Miro или Google Spreadsheets. Вы же каждый раз делаете примерно одно и тоже для поиска, верно? Пусть эта карта висит у вас в закладках (или на стене, раз уж на то пошло), даже если в ней описаны ужасно банальные шаги. Заглядывайте в неё каждый раз, когда начинаете искать, и, поверьте, уже снимите часть нагрузки со своего мозга.

В идеальной ситуации вы будете постоянно редактировать карту и делать пометки: «ага, тут DS искать не нужно», «булевой запрос не сработал».

Вы всегда рискуете упустить из виду важные детали, если процесс не описан. Да, вы забудете, да, вы точно отвлечетесь.
Хорошо, а если речь идет не о сорсинге, а о встрече с заказчиком?

Здесь будут важны другие исходные:

1. Вы заранее отвечаете на вопрос: зачем нам эта встреча? Не все звонки нужны, согласны? Пишем, что конкретно нужно решить на встрече. Это могут быть снова тривиальные вещи: «решить, как будет называться вакансия», «обозначить вилку», «узнать, какой кандидат точно не подходит», «назначить следующий созвон».
2. Вы четко устанавливаете время встречи. Если кажется, что можно решить текстом — супер.
3. Следуете списку вопросов, резюмируете всё в текстовой форме в процессе. Обмениваетесь «ок» по итогам встречи.

Надо разобраться с ограничениями. К примеру, если вы начинаете свой день в 7 утра. Есть ли смысл обзванивать кандидатов в это время? Нет. Люди ещё спят (тем более разработчики). Эту задачу лучше решать в более подходящее время. Вот еще пара примеров: у вас назначены ежедневные встречи с командой в установленное время — оно не может быть занято чем-то другим или ежедневно у вас есть задача, которая требует длительного беспрерывного внимания. В конце концов, в календаре должно быть время и на обед.

После того как вы выяснили все условия и особенности, связанные с ежедневной нагрузкой, можно перейти к расписанию.

А зачем мне расписание? План вроде составлен, задачи разделены и понятны, с ограничениями тоже разобрался... Зачем писать, что и во сколько я буду делать? Что я, не могу определить сам, когда мне кофе пить?

Вы правы — нет ничего скучнее составления расписания. Тем более когда каждый день задачи примерно одинаковые. Но уверяю вас, это принесет больше пользы, чем вы думаете. Например, кандидат перенес интервью на другое время, и вы об этом забыли, так как были сосредоточены на сорсинге. Как итог — потеряли потенциальный оффер. Цена ошибки огромна.

Для начала проставьте в календаре дела, которые вы выполняете каждый день в одно и то же время. К примеру, ежедневный митинг, проверка почты, проставление статусов в ATS. Вы поймете, сколько времени у вас остается на другие дела, и будет проще ориентироваться в течение дня, когда перед глазами план. Так существенно меньше шансов что-то забыть или упустить. Встречу перенесли — вы сразу отметили это в календаре.
А знаете, кто ещё скажет «спасибо»? Ваш мозг. Когда вы постоянно держите в голове несколько задач, возрастает тревожность, и появляется ощущение, что вы что-то не успеваете или куда-то опаздываете. Как бы странно не звучало, но планирование поможет сохранять ментальное здоровье.

Пример спланированного дня

Каждый человек индивидуален, у кого-то работоспособность выше утром, у кого-то пик активности после полудня. Учитывайте эти особенности при составлении своего расписания.Вот как построен мой день:

Утро
Утро начинается с того, что я проставляю статусы по кандидатам за предыдущий день. Почему так? В течение всего дня я постоянно общаюсь с кандидатами: кто-то отвечает сразу, а кто-то только после работы. Чтобы сэкономить время, я решил проставлять статусы в начале дня — в это время меня никто не отвлекает.

Тут же можно сразу ответить на сообщения тех кандидатов, кто откликнулся по окончанию предыдущего рабочего дня и готов общаться дальше.

Позднее утро
После этого — ежедневная встреча с командой. Мы обсуждаем прошедший день: что и как сделано. Коллеги получают обратную связь: что хорошо, а что можно улучшить. Мы подводим количественные и качественные итоги дня, в том числе поэтому все статусы в ATS должны быть проставлены до начала митинга.

День
После собрания я начинаю сорсить и — снова — общаться с кандидатами. Если время позволяет, или работа была начата раньше, это можно делать и с утра до митинга. В приоритете — уже настроенные фильтры или автопоиски на карьерных ресурсах. Смотрю, что обновилось, какие кандидаты появились. Чем раньше это будет сделано, тем лучше. Сорсеров много, а только что обновленное резюме на карьерном ресурсе — это золото, ну, вы понимаете.

Процесс поиска продолжается на протяжении дня, конечно, с перерывом на обед и на другие дела типа собеседований, переписки с кандидатами, назначений встреч и т.д. Все эти задачи связаны с сорсингом, поэтому смысла делать их отдельно не вижу. Кто-то предпочитает сначала написать пулу кандидатов, а потом отвечать на сообщения от них. Я так делать не рекомендую, потому что вы можете потерять кандидата. Например, он ответил на ваше первое сообщение, а вы ему написали снова только через 3 часа. К тому же вы можете “закопать” его в общей массе кандидатов и в итоге тупо забыть ответить. Напоминаю — не вы единственный, кто ищет специалистов. Пока он будет ждать ответа от вас, ему напишет еще 5 компаний, и ваше собеседование будет уже не первым приоритетом, а последним.

Вечер
Ближе к концу дня стоит еще раз проверить обновления по автопоискам на карьерных ресурсах. В течение дня кто-то обновил свое резюме и стал открыт к предложениям. Некоторые также предпочитают проставлять статусы своим кандидатам, но это уже зависит от вас и вашего состояния к концу дня.

Примерно так выглядит типичный флоу работы. Это ключевые моменты, но как построить свой день эффективно, знаете только вы. Следите за своей эффективностью, находите время для перерывов (ставьте их в календарь) или меняйте виды работы, если это помогает вам. Найдите свой ритм — это катастрофически важно.

Мой пример дня, конечно, тоже не статичен: всегда появляются новые дела, и важно правильно расставить приоритеты. Если что-то идет не по графику, не паникуйте — это тоже нормально. И иногда даже полезно ;)

Важно рефлексировать. То есть понимать, что ты делаешь и как это ежедневно влияет на твою эффективность и эмоциональное состояние. Могу ли я ещё что-то оптимизировать? Хватает ли мне времени на себя?

Например, мы в команде ежедневно следим, чтобы KPI по контактам был 35 писем/сообщений в TG и 5 звонков. Ещё одна метрика — 2+ неймчека, 1+ HR интервью (на нашей стороне). Еженедельный KPI: от 5 до 10 HR интервью..

Помодоро Таймер (25 минут работы над одной задачей, 5 минут отдыха)
Trello, Asana (собираем задачи тут)
Google Calendar (встречи)
Miro (удобно рисовать и планировать)
Notion (вести заметки)
MindMeisterMindMeisterMindMeisterMindMeister, Xmind, Coggle (для составления карт поиска)
Матрица Эйзенхауеэра, о которой говорили выше

+ Хорошая подборка инструментов для концентрации внимания