Обзор: российские платформы для адаптации сотрудников

Исследование Ancor от 2024 года показало: у половины российских компаний текучка персонала выросла за последнее время на 10–20%. При этом максимальные показатели текучки — 60% — отмечены в ритейле и HoReCa, средний уровень текучки по всем отраслям — 30%.

Рекрутмент столкнулся со сложностями, так что работодатели стали обращать больше внимания на удержание тех, кто уже работает в компании или только устроился. Как итог — нагрузка на HR возросла, потому что им нужно глубже отслеживать найм, адаптацию и текучку. Поэтому компании стали обращать внимание на решения, которые могут оптимизировать и автоматизировать часть задач HR.

При этом адаптация должна быть удобна и для сотрудников, в противном случае её эффективность заметно снизится.

Онбординг можно разделить на три уровня: знакомство с коллегами, изучение процессов, обучение навыкам и компетенциям. Даже если новый работник выполняет ровно те задачи, что и на прошлой работе, какое-то минимальное обучение ему всё равно необходимо.
Решение автоматизировать онбординг с помощью чат-ботов выглядит простым и дешевым вариантом, особенно для компаний, где менее 100 сотрудников. Сотрудник устраивается в организацию, запускает бота и дальше следует его указаниям, а в случае возникновения вопросов спрашивает опять же бота.

С виду это максимальное простое и дешевое решение. Однако недостатки чаще перевешивают достоинства бота, когда количество работников растёт.

Стабильность работы: боты могут долго обрабатывать запросы и совершенно бесполезны без интернета.

Безопасность: к боту в мессенджере может получить доступ кто угодно. А безопасность передачи персональных данных также не гарантирована.
Мессенджеры переполнены контентом: у людей достаточно личных и рабочих переписок, они подписаны на различные каналы с новостями. И многие даже не читают внутренние каналы компании.

Неудобны для поиска информации: Каждый, кто хоть раз пробовал найти ответ на небанальный вопрос с помощью бота, понимает, насколько это сложный и муторный процесс. Вернуться к меню, провалиться в подменю, пройти на следующий уровень, вернуться обратно… Проще и не начинать.

Внедрение умного поиска и ИИ может помочь: сотрудник просто пишет свой вопрос, а бот находит соответствующий материал в базе знаний. Но создание такого умного бота не самое простое и дешёвое решение.

Есть и психологический момент. Ботов стало слишком много на всех площадках. И чаще они вызывают раздражение, потому что общение с ними может быть долгим и в нём нет никакой эмпатии.

Во всём мире 80% сотрудников относятся к категории deskless. В эту категорию попадают сотрудники, у которых действительно нет рабочего стола, например, рабочие на производствах и водители, вахтовики, многочисленный персонал HoReCa.

Сюда же попадают работники, у которых компьютер есть, но используют его строго для рабочих задач: ритейл, фронт-офис, склады. Также к deskless можно отнести мобильных сотрудников, например торговых или страховых агентов.
Всех эти категории сотрудников объединяет две вещи:

1. У них самая высокая текучка и потребность в автоматизации адаптации
2. Они не могут воспользоваться рабочим компьютером или ноутбуком, чтобы получить очередной блок адаптации в LMS или по электронной почте.

Решением становится мобильная платформа (отдельное корпоративное приложение или приложение как часть LMS), на которой сотрудники могли бы проходить все процессы адаптации.
В этом обзоре мы будем рассматривать только такие решения.

Для сравнения различных платформ мы выделили несколько параметров, которые влияют на то, какие задачи адаптации решает платформа.

В разборе мы не будем касаться вопроса цены Во-первых, на общую стоимость влияет сразу несколько факторов: количество используемых интеграций, модулей и пользователей, необходимые доработки, способ развертывания (в облаке или на сервере компании), услуги по наполнению контентом.

Во-вторых, цены могут измениться и перестать быть актуальными очень быстро.

Мобильность
Есть приложение для Android и iOS, поддерживается скачивание материалов для дальнейшего самостоятельного обучения. В приложении строго фиксированное меню, которое нельзя кастомизировать под особенности компании или учебной программы.

Треки адаптации
Платформа ISpring позволяет создавать учебные курсы, упаковывать их в единый трек и назначать на сотрудников. При этом есть автоназначение программ, но не траекторий. В конце траектории можно получить сертификат о прохождении. Наставники не могут проходить траектории вместе с подопечными и отслеживать их успехи.

Возможности для руководителя и/или наставника
Обучающийся может написать наставнику в чате и отправить ему файлы. Сами наставники могут через аналитические отчеты отслеживать успешность прохождения программ своими подопечными.

Каталоги контента
В наличии, есть возможность работы в офлайн-режиме. Размер хранилища зависит от выбранного тарифа, на тарифе «Старт» это 50 гигабайт.

Тестирование и опросы
Они поддерживаются на платформе, есть различные шаблоны. Но в рамках дополнительных модулей. Например, «Оценку 360», как и пульс опросы, нужно подключать за отдельную плату. А на стартовом тарифе нет вопросов к курсам.

Геймификация
Здесь полный набор: начисление очков за пройденные курсы и тесты, таблица лидеров, отдельные бейджи-ачивки.

Коммуникации
Есть лента новостей, на тарифе «Бизнес». Также имеются личные и групповые чаты, в которых пользователи смогут общаться и делиться файлами. Есть автоматические push-уведомления о событиях, например, необходимости пройти обучение в треке адаптации.

Брендирование
Компания заявляет о возможности полного брендирования своей платформы. Однако изменить можно цветовые акценты и заменить стартовый экран. Но вот сделать собственное меню и вывести на первое место ключевые разделы не получится. Логотип iSpring можно убрать.

Триал
Попробовать платформу в деле можно в течение 14 дней.

***

При всех возможностях для создания контента, само мобильное решение нельзя назвать функциональным. Оно больше похоже на веб-версию сайта, которое упаковали в мобильное приложение. Отсюда и вытекают особенности интерфейса, например часть контента может быть скрыта под кат.

Также есть платные функции, которые у других решений идут бесплатно «из коробки».

Мобильность
Изначально mobile first платформа, поэтому используются нативные для iOS и Android решения. Также есть мобильная веб-версия, если по какой-то причине пользователь не может установить приложение. Однако в этом случае часть функций, например «Сообщения», будет недоступна.

Треки адаптации
Есть классический и более неформальный игровой вид. Треки назначаются автоматически, когда кураторы добавляют сотрудника в соответствующую группу, или можно настроить автоназначение при интеграции с 1С или Active Directory: всем новым сотрудникам в зависимости от должности назначать соответствующий трек. Можно настроить открытие шагов по нескольким условиям: прохождение предыдущего этапа, наступление определенной даты и так далее.

Возможности для руководителя и/или наставника
Наставник может следить за траекторией подопечного, следить за статистикой прохождения курсов. Также есть возможность общаться в чате. Ещё наставник может выставить в календаре свободные окна, а подопечный записаться к нему на встречу, личную или онлайн.

База Знаний
На платформе поддерживаются медиа и текстовые файлы (документы, презентации, электронные книги и так далее). Есть собственный конструктор лонгридов и возможность встроить внешнюю площадку, например, Wiki компании. Контент, загруженный на платформу можно разграничить по группам доступа и при необходимости скачать на устройство.

Ограничений на создание баз знаний нет. Отдельно можно создавать каталоги с учебными материалами или инструкциями, возможностями ДМС и занятий спортом, активностями для детей и так далее.

Тестирование и опросы
Проверочные вопросы разных типов с защитой от списывания: открытые и закрытые, с правильными ответами и без, с использованием изображений. Опросам и тестированиям можно задать время активности, например не более трёх дней.

Но вот опросов 360 нет, их можно подключить через стороннего провайдера.

Геймификация
Есть предустановленные правила начисления баллов, которые легко изменить. Баллы можно выдавать за добавление информации в профиль, выполнение заданий, а также начислять вручную, например, по результатам работы офлайн-активности. Все результаты отображаются в таблице лидеров.
Геймификация может быть индивидуальной (для каждого участника) или групповой. Последнее пригодится, если надо устроить соревнование или марафон между отделами, филиалами или конкретными группами сотрудников.

Коммуникации
Есть лента новостей, индивидуальные и групповые чаты, возможность записаться на встречу с тренером, push-уведомления. Чаты и ленты можно разбить для разных групп пользователей. Так можно создать ленту новостей для отдельного города или отдела, группы адаптации или спортивного клуба.

Брендирование
Помимо логотипа меняются фоны на стартовом экране и в приложении, внешний вид игровых траекторий, возможно полностью изменить главное меню и настроить разделы по своему выбору. Однако набор значков ограничен.

Триал
На то, чтобы попробовать платформу, разработчики дают 30 дней. По договоренности срок можно увеличить.

***

Площадка ориентирована на длительные процессы вроде адаптации или модульных программ обучения, которые могут по полгода. Платформа гибкая, и на одной площадке можно одновременно адаптировать и обучать несколько категорий сотрудников. Платформу можно собрать сразу под свои задачи и не покупать дополнительные модули. Из минусов нужно отметить отсутствие бейджей и автоматической выдачи сертификатов после обучения.

Мобильность
Поскольку решение изначально для deskless-сотрудников, у него есть только приложение. Веб-интерфейс нужен только для администрирования.

Треки адаптации
Новичку виден путь, который ему нужно пройти во время адаптации, во всех подробностях. Назначение трека происходит через добавление в специальную группу, на которую можно назначить курсы и программы.

Возможности для руководителя и/или наставника
Их немного. Можно общаться в чате и при необходимости отслеживать статистику прохождения программ. Дать задание и проверить его через платформу нельзя. Наставник не может проходить трек вместе с подопечным.

База Знаний
В силу специфики сервиса, у базы знаний есть свои особенности. Например, можно добавить позицию каталога в избранное и показать рекомендованные материалы, например информацию о дополнительных продажах.

Тестирование и опросы
На платформе они есть, поскольку на них построена система обучения. Отдельная особенность — довольно суровая защита от списывания. Во время теста нельзя сделать скриншот, а если это будет зафиксировано, система заблокирует пользователя. Тестирования-аттестации можно назначать по графику. Опросы eNPS также присутствуют, но нельзя добавлять свои вопросы.

Геймификация
Есть внутренняя система рейтингов, доска с лидерами, награды за достижения. Баллы назначаются автоматически за прохождение обучения, но кастомизировать геймификацию в целом нельзя.

Коммуникации
Здесь всё стандартно: чаты, push-уведомления, ленты новостей с лайками. Групповых чатов нет.

Брендирование
Платформу можно забрендировать за отдельные деньги, а самостоятельно можно изменить логотип и название компании. Кастомизировать меню тоже нельзя.

Триал
На тестирование дают от 14 до 30 дней.

***

Лаконичная платформа, которая даёт необходимый минимум возможностей для адаптации сотрудников. Гибко настроить его под свои потребности уже не получится. Возможно, для небольшой компании из сферы услуг этого функционала будет достаточно.

Мобильность
Собственного мобильного приложения нет — только веб-версия. То есть говорить о возможности обучения в оффлайне не приходится.

Треки адаптации
HR-специалист или адаптолог может собрать траекторию из разных материалов, в том числе внешних. Такой трек можно сделать шаблонным и потом назначать новичкам или наставникам. Далее адаптация сотрудника проходит через бота в Телеграме или прямо на платформе.

Возможности для руководителя и/или наставника
Руководитель или наставник может давать обратную связь, получать аналитику по обучению и вовлеченности. Но основное общение с сотрудником или подопечным проходит через внешние сервисы.

База Знаний
Такого модуля на платформе нет. Есть есть API, которое позволяет настраивать интеграции, в том числе с СДО. Но получить на платформе доступ к инструкциям и нормативам не получится, придется искать для этого стороннее решение.

Тестирование и опросы
Компания уделяет много внимания пульс-опросам, Оценке 360, замерам выгорания и тому подобному. Для этих задач есть много шаблонов. Для проверочных тестов есть конструктор, но можно воспользоваться и готовыми шаблонами. А вот защиты от списывания нет.

Геймификация
Отсутствует.

Коммуникации
Есть модуль для сбора обратной связи, проведения 1 на 1, но нет чатов. Расширение возможностей для коммуникации возможно в рамках индивидуальных доработок.

Брендирование
Минимальное: фирменные логотип, шрифт и цвета, фоны в приветственных письмах. Но и сама платформа довольно аскетичная.

Триал
Стандартные 2 недели.

***

Платформа предлагает много инструментов для замеров настроений сотрудников и сбора обратной связи. Но для адаптации функций не так уж и много — только возможность построить трек, наполнить его программами и тестами. Но нет геймификации или возможности написать своему наставнику — для этого придётся использовать сторонние решения.

Мобильность
Есть мобильное приложение и адаптивная веб-версия. При этом веб-версия более функциональна по сравнению с приложением или мобильной веб-версией. Единственное, в чём веб уступает приложению — рассылка push-уведомлений.

Треки адаптации
На платформе они называются «Учебные планы» и состоят из отдельных обучающих модулей и тестирований. Есть автоназначение треков по группам. В самой траектории можно установить дедлайн для прохождения учебного курса.

Возможности для руководителя и/или наставника
В системе можно настроить несколько ролей для пользователей с разным доступом к модулям и содержимому платформы. Например, есть роль «Наставник», который может отвечать на вопросы, проверять выполненные задания и давать обратную связь. Также есть подробная аналитика по прохождению курсов или опросов вовлеченности, которые доступны руководителям.

База Знаний
Можно создавать тематические папки и добавлять туда материалы в разных форматах. База знаний устроена как хранилище файлов, где могут оказаться учебный контент на время адаптации и документы других сотрудников. Администраторы могут отдельно настраивать доступы к документам группам или отдельным пользователям.

Тестирования и опросы
Есть тесты для проверки знаний и опросы, в том числе «оценка 360», можно дать оценку конкретному курсу и дать по нему комментарий. В тестах есть защита от списывания, но работает она только в веб-версии.

Геймификация
Есть система начисления баллов за действия на портале и различные бейджи. баллы бывают двух видов: за прохождение учебных программ и социальную активность на портале. Бейджи могут вручаться и за офлайн действия.

Коммуникации
На платформе общению уделено много внимания: есть лента новостей и блоги, сообщества. Так, если появится сообщество, общаться они смогут через комментарии к постам. Push-уведомления также имеются.

Брендирование
Вариантов для самостоятельного изменения внешнего вида немного: можно заменить логотип, фон и текст на странице авторизации. Для более сложного брендирования необходимо обращаться к разработчикам портала и это платная услуга.

Триал
Доступ к платформе выдают на 14 дней.

***

Платформа в первую очередь ориентирована на мотивацию и вовлечение сотрудников, для чего есть много инструментов, например геймификация или модуль «Вопрос дня», блоги. Платформа стимулирует социальные взаимодействия. Но процесс адаптации может быть затруднен, поскольку для прохождения тестирований не всегда можно использовать приложение, а нужна-веб-версия платформы.

На сегодня есть большой спрос на автоматизацию HR-процессов и адаптации в том числе. Ведь быстрей и лучше сотрудник пройдёт онбординг, тем выше вероятность, что он останется в компании. Автоматизация и цифровизация стали особенно актуальны, когда ны рынок труда стало выходить много зумеров, которым интерфейс приложения привычней окна веб-браузера.

Отрасль HR-Tech отвечает на запрос HR — платформы, для адаптации и обучения активно развиваются, обрастают новыми функциями и модулями.

Так что заказчик может выбрать сегодня продукт под свои потребности и бюджеты. И это может быть одна из платформ, представленных в обзоре.