Электронное письмо может работать на вас... а может против вас, если вы не задавались вопросом «как правильно оформить письмо?». Вроде, кажется, что может пойти не так? Вы готовитесь, составляете письмо кандидату или коллеге — и каждый раз один из вас упускает какие-то детали. Иногда очень важные детали, которые могут стоить вам закрытой вакансии.

Удаленка процветает: кажется, самое время приручить электронную почту и научиться мастерски обращаться с ней. Статистически, мы тратим 17 часов в неделю на чтение, ответы и отправку рабочих писем. Не хочется, чтобы это время было потрачено впустую?

Мы пока не встречали человека, который называл бы себя Магистром Почты или Владычицей Gmail-а. Но научиться изъясняться так, чтобы вас действительно понимали — можно, и даже необходимо в работе рекрутера. Иногда это кажется слишком простым: перефразировать заключительное предложение или установить крайний срок получения фидбека — эти фишки мало кто использует, но они могут помочь предотвратить недопонимание.

А что если есть способ структурировать ваше сообщение так, чтобы на него точно ответили? Звучит, как теория заговора с ТВ-3. Но часто мы сами допускаем ошибки, из-за которых кандидаты (или коллеги) не чувствуют себя обязанными отправить вам что-то в ответ.

Если вы отправляете информационное письмо — для коллеги или начальника — не спрашивайте разрешения в том случае, если оно вам не нужно. Вы же не в бункере работаете: наверняка команда плюс-минус в курсе ваших дел. И знает, что вы ищете кандидатов, что вы проводите собеседования.

Пример #1

Не делайте так: «Хочу позвать Василия Огурцова на собеседование к нам в офис» или «Что думаете об этом кандидате».

Делайте так: «Я планирую выслать Василию тестовое и запланировать совместное интервью с командой в следующий четверг, если нет возражений».

Имейте в виду — мы не советуем вам скакать по головам и брать на себя больше, чем положено. Все дело в перефразировании сообщения, которое вы хотите донести. И, бонусом, ваши коллеги и начальство видят, что вы не штаны просиживаете, ожидая разрешения на какое-либо действие, а включаете инициативу. Простое замечание «если не возражений» оставляет другим участникам цепочки право на высказывание собственного мнения.

Пример #2

Хотите запланировать встречу? Сразу предложите 2-3 даты и время в вашем письме. Говорите о своих возможностях открыто, без пресловутого «когда вам будет удобно».

Если вам нужно что-то от кого-то — четко скажите, когда вы хотите это получить. Вроде «Пожалуйста, проинформируй меня, если не успеваешь сделать тестовое до пятницы».

Это не про манипуляции — а скорее про прозрачность и ожидание.

Не делайте так: «Буду ждать от тебя тестовое задание» или «Было бы здорово получить документы до полудня».

Делайте так: «Пожалуйста, напиши мне до 12:00, успеваешь ли ты доделать договор сегодня. Я не хотел(а) бы тревожить тебя вечером».

Помните семейные поездки? Когда кто-то спрашивает «А мы скоро приедем» каждые 5 минут. Избавиться от назойливого голоса на заднем сидении можно, единожды назвав время, в которое вы точно будете в точке назначения.

Примерно так вы чувствуете себя, когда ждете ответа от кого-то. Вы отправляете первое письмо: «Привет, не мог бы ты сориентировать», и потом еще второе, а потом третий follow-up (мы все так делали).

Лучше уж сразу обозначить границы. Позвольте собеседнику высказать недовольство, если ваши ожидания по таймингу нереалистичны.

Важная часть: поставьте напоминание. Если день подходит к концу, а обещанного письма все нет, отправьте follow-up по задаче вечером или утром следующего дня.

Увы, ясное обозначение ожиданий — даже близко не гарантия того, что вы получите тестовое, договор или еще чего в рамках заданных дедлайнов. Это возможность для вас завоевать доверие команды и кандидата (вы делаете то, что вы обещали; вы следите, если вы не получили необходимую информацию) и научить других делать вещи вовремя. Полезно же?

И, конечно, если вы обещаете что-то сделать: говорите, когда вы это сделаете. Хотя бы примерно, чтобы кандидат или коллега знали, что вы не ради отмазки обещаете обратить внимание на их проблему.

Иногда вам нужно время, чтобы собрать мысли в кучу. Но вам ничего не стоит ответить на письмо и попросить немного времени для себя. «Я обязательно вернусь к этому вопросу, когда разберусь с бумажной работой. Давай созвонимся в пятницу?».

Не делайте так: «Я обязательно дам тебе фидбек по тестовому заданию».

Делайте так: «Спасибо за письмо! Я отправлю фидбек по тестовому заданию до пятницы включительно».

Нужно помнить, что если вы что-то пообещали — это придется сделать. Самодисциплина — это хорошо, но для начала придется ставить себе напоминания. Конечно, вы не кровью подписываетесь: все мы люди, и не всегда дела идут по плану. Не успеваете выполнить задачу в срок — предупредите вторую сторону.

Электронная почта — это о краткости. Мы много раз писали об этом: не старайтесь уместить всю информацию в первое сообщение. Если вы пишете что-то особенно важное в электронном письме, это нормально выделить ключевые слова жирным шрифтом. Так вы сможете привлечь внимание читателя к самой действительно нужной информации. Даже если он пропустит остальное, вряд ли отформатированный блок останется незамеченным.